Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xử lý các
trường hợp sai sót đó theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
1.
Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản,
kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn
của quyển hóa đơn.
- Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các
thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) ... cần viết trên hóa đơn để
viết đúng.
2.
Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống
nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết
sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao
cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp
tại cuống của quyển hóa đơn.
(Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên
các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo Khoản 1 Điều 20 của
Thông tư 39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách
hàng nhưng chưa kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai
thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho
bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên
của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập
sai.
(Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa
đơn như trước nữa nhé).
(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết
sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với
Thuế khi có yêu cầu)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao
cho khách hàng
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày
hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết
đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch
toán.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn
ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu
người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
c) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp
lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua,
còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như
bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu
các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế
GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót:
Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả
thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh
sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng
hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho
hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn
ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế
mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê
khai thuế)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các
bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi
số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều
chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu
ra, đầu vào.
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê
ở bảng kê hàng hóa - dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở
bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không
được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng
cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ
về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn
trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế: Kế toán cần lưu ý:
TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về
tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên
bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều
3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông
tư 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là
phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai
thuế
Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư
26/2015/TT-BTC nhấn mạnh "Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của
người mua và người bán"
- Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính
xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì
ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa
đơn điều chỉnh giao cho người mua.
- Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST
của người mua các bạn cần chú ý như sau:
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều
chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa
chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: "Tên hàng hóa, dịch
vụ" các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu...
ngày… tháng.... năm…
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch
chéo.
Theo giasuketoantruong.com
166,433