Quy định về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ ngày 01/7/2025

Quy định về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ ngày 01/7/2025 (Hình từ Internet)

Ngày 15/5/2025, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 2024.

1. Quy định về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ ngày 01/7/2025 

Theo Điều 15 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định về tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp như sau: 

(1) Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử lựa chọn phương pháp hủy tài liệu phù hợp; tổ chức hủy tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp. 

(2) Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

(i) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

(ii) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu; 

(iii) Hủy tài liệu; 

(iv) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu. 

(3) Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp. 

(4) Lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

- Việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm: 

+ Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; 

+ Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; 

+ Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); 

+ Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); 

+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; 

+ Quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; 

+ Biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; 

+ Biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; 

+ Các tài liệu có liên quan khác. 

- Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu lưu trữ. 

(5) Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại khoản (1), điểm (iii), (iv) khoản (2), khoản (3), (4) và Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Xem xét hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ lịch sử từ ngày 01/7/2025

Tại Điều 14 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định về việc xem xét hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ lịch sử như sau: 

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp. 

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh gửi Sở Nội vụ văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp. 

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; trong trường hợp cần thiết kiểm tra trực tiếp tài liệu và có ý kiến bằng văn bản gửi lưu trữ lịch sử; thông qua Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và trình người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024.

Nguyễn Thị Mỹ Quyền

6