Quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, sáp nhập tỉnh, xã từ 01/7/2025

Quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, sáp nhập tỉnh, xã (Hình từ Internet)

Quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, sáp nhập tỉnh, xã

Theo Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV, trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, việc quản lý tài liệu thực hiện như sau:

Trường hợp đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, tài liệu được quản lý như sau:

- Đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp nhận, tổ chức chỉnh lý theo quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ 2024. Sau khi chỉnh lý, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ có thời hạn do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.

- Đối với tài liệu số, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức có chức năng xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh và trích xuất, bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh để lưu trữ, bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng theo quy định của pháp luật; đồng thời, giao cơ quan, tổ chức có chức năng tiếp tục vận hành hệ thống để khai thác, sử dụng cho đến khi hoàn thành việc chuyển toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới.

Trường hợp sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, tài liệu được quản lý như sau:

- Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử: Các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại.

- Tài liệu khác được quản lý như sau:

+ Trường hợp chia cơ quan, tổ chức thành các cơ quan, tổ chức mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý.

+ Trường hợp tách đơn vị của một cơ quan, tổ chức mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, nộp tài liệu của đơn vị trước khi được tách ra vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức hoặc chuyển đổi, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để hình thành cơ quan, tổ chức mới, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hình thành sau chuyển đổi, điều chỉnh, sáp nhập, hợp nhất quản lý.

Xem thêm tại Thông tư 06/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/7/2025.

Quy định về tổ chức chỉnh lý tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024

Theo Điều 65 Luật Lưu trữ 2024, quy định về tổ chức chỉnh lý tài liệu như sau:

(1) Kể từ ngày 01/7/2025:

- Trong thời hạn 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 2011 và nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày Luật Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành;

- Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 đối với tài liệu hình thành trước ngày Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ 2011, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ 2024;

- Trong thời hạn 10 năm, lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 đối với tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ 2011;

- Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ 2024 được thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quy trên;

- Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc giải mật tài liệu lưu trữ đã nộp vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại (2).

(2) Việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp để đáp ứng yêu cầu thực tiễn bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc; phát triển kinh tế - xã hội; hội nhập, hợp tác quốc tế;

- Người đứng đầu lưu trữ lịch sử thực hiện các hình thức xác định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp tài liệu không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước;

- Không thực hiện việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp việc giải mật có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc.

(3) Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước đã nộp vào lưu trữ lịch sử trước ngày Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành được quy định như sau:

- Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh;

- Tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được hủy trong các trường hợp sau: khi không cần thiết phải lưu giữ và việc hủy tài liệu không gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc; nếu không hủy tài liệu sẽ gây nguy hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc;

- Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

(4) Tài liệu lưu trữ có thời hạn được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử trước ngày Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành thì lưu trữ lịch sử tiếp tục lưu trữ cho đến hết thời hạn.

(5) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên Chứng chỉ.

(6) Đối với hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được hình thành trước ngày Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 nhưng không quá ngày 01/7/2030.

Xem thêm tại Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025.

Trên đây là nội dung Quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, sáp nhập tỉnh, xã theo Thông tư 06/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/7/2025

Lê Quang Nhật Minh

16