Hà Nội: Hướng dẫn quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Hà Nội: Hướng dẫn quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy (Hình từ Internet)

Sở Nội vụ thành phố Hà Nội ban hành Công văn 520/SNV-VTLT ngày 28/02/2025 về việc quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính.

Công văn 520/SNV-VTLT

Hà Nội: Hướng dẫn quản lý công tác văn thư và tài liệu lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Theo đó, việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính tại thành phố Hà Nội được hướng dẫn như sau:

* Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức

(1) Khi chia, tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để nhập vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời kết thúc hoạt động của cơ quan, tổ chức bị chia, tách

- Trường hợp cơ quan, tổ chức trước khi chia, tách thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố:

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Cơ quan, tổ chức bị chia, tách có trách nhiệm giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Thành phố;

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn:

++ Đối với cấp sở: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) chuyển đến cơ quan, tổ chức nào thì bàn giao về cơ quan, tổ chức đó quản lý;

++ Đối với các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp huyện: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về UBND cấp huyện quản lý.

++ Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức bị chia, tách tiếp tục giải quyết.

- Trường hợp các cơ quan, tổ chức trước khi chia, tách không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong chuyển về cơ quan mới mà Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) chuyển đến cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan đó quản lý. Đối với hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Bàn giao về cơ quan mới tiếp nhận tiếp tục giải quyết.

(2) Khi hợp nhất toàn bộ cơ quan, tổ chức vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức bị hợp nhất

- Trường hợp cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử;

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Được bàn giao về cơ quan mới để quản lý, theo dõi giải quyết tiếp.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu  trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.

(3) Khi hợp nhất (tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ) các cơ quan, tổ chức để thành lập cơ quan, tổ chức mới

- Trường hợp cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử;

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Được bàn giao về cơ quan mới để quản lý, tiếp tục giải quyết.

(Ví dụ: Trường hợp Ban Dân tộc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Ban Tôn giáo thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội để thành lập Sở Dân tộc và Tôn giáo thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn và đang giải quyết của Ban Tôn giáo chuyển về Sở Dân tộc và Tôn giáo quản lý).

- Trường hợp cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.

(4) Khi tổ chức lại cơ quan, tổ chức để nhập vào cơ quan, tổ chức khác, đồng thời kết thúc hoạt động của cơ quan bị tổ chức lại

- Trường hợp cơ quan, tổ chức trước khi tổ chức lại thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử;

+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn và hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong: Được bàn giao về cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý;

(Ví dụ: Trường hợp tổ chức lại Trung tâm Xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch Hà Nội: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong bàn giao về Sở Du lịch quản lý).

+ Hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Bàn giao về cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận tiếp tục giải quyết.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bàn giao về cơ quan mới quản lý.

* Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, thành lập đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)

- Trường hợp thành lập đơn vị hành chính cấp xã mới:

Khi nhập xã này vào xã khác để thành lập xã mới, đồng thời kết thúc hoạt động của xã bị nhập thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các xã bị nhập được bàn giao về xã mới quản lý.

(Ví dụ: Trường hợp nhập toàn bộ xã Châu Sơn, xã Phú Phương và xã Tản Hồng huyện Ba Vì để thành lập xã Phú Hồng: toàn bộ hồ sơ của xã Châu Sơn, Phú Phương và Tản Hồng bàn giao về xã Phú Hồng quản lý).

- Trường hợp hợp nhất xã này vào xã khác, đồng thời chấm dứt hoạt động của xã bị nhập: toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của xã bị hợp nhất được bàn giao về xã được hợp nhất quản lý.

(Ví dụ: Trường hợp nhập toàn bộ xã Vạn Yên vào xã Liên Mạc huyện Mê Linh thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của xã Vạn Yên được bàn giao về xã Liên Mạc quản lý).

- Trường hợp điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên và dân số của xã này cho xã khác quản lý, đồng thời tiếp tục nhập toàn bộ diện tích còn lại của xã bị điều chỉnh cho xã khác nữa và chấm dứt hoạt động của xã bị điều chỉnh thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong hình thành trong hoạt động của xã bị điều chỉnh bàn giao về UBND quận, huyện quản lý.

(Ví dụ: Trường hợp điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên của phường Ngã Tư Sở, quận Đống Đa để nhập vào phường Khương Thượng, đồng thời nhập toàn bộ diện tích của phường Ngã Tư Sở nhập vào phường Thịnh Quang thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của phường Ngã Tư Sở bàn giao về UBND quận Đống Đa quản lý).

Đối với hồ sơ, tài liệu đang giải quyết: Bàn giao cho xã được tiếp nhận tiếp tục giải quyết.

* Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử

- Đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Thực hiện sao lưu, kết xuất lưu vào ổ cứng để chuẩn bị giao nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố;

- Đối với hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và những hồ sơ, tài liệu có thời hạn: Đóng gói tin AIP_hoso (đối với hồ sơ) hoặc AIP_tailieu (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) theo hướng dẫn tại Công văn 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử; toàn bộ hồ sơ, tài liệu được kết xuất và lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan để thực hiện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;

- Đối với hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong: Được lưu trên Hệ thống hoặc được kết xuất và lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan, đơn vị để bàn giao cho cá nhân khác có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.

Xem chi tiết tại Công văn 520/SNV-VTLT ban hành ngày 28/02/2025.

82