Thời gian chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Thời gian chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP (Hình từ internet)

Ngày 15/5/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2024.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP​

Thời gian chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã quy định hướng dẫn chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử như sau:

(1) Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025.

Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 01/7/2025 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

(2) Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ; thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng 2024.

(3) Hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử thì thời gian lưu trữ quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng 2024 áp dụng đối với văn bản công chứng giấy và các thành phần hồ sơ giấy khác là bản gốc hoặc bản chính; các thành phần hồ sơ giấy không phải là bản gốc, bản chính thì thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến từ 01/07/2025

Dưới đây là toàn bộ quy trình công chứng điện tử trực truyến từ 01/07/2025 theo Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

(1) Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng 2024.

(2) Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 của Luật Công chứng 2024 tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.

(3) Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng 2024.

(4) Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

(5) Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng 2024 để công chứng viên đối chiếu.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên, người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng đối chiếu.

(6) Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

(7) Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và công chứng viên tại các điểm cầu đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

(8) Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian; thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan; gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

(9) Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

Xem thêm tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Nghị định này thay thế Nghị định 29/2015/NĐ-CP (hiệu lực đến 30/6/2025) quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014 (hiệu lực đến 30/6/2025).

25