Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống của lưu trữ lịch sử

Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống của lưu trữ lịch sử

Ngày 14/05/2025, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, trong đó quy định cụ thể việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống của lưu trữ lịch sử.

Theo Điều 22 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định về nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống như sau:

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

- Cơ quan, tổ chức nộp chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (theo kết quả từ giai đoạn đăng ký nộp); đóng gói hồ sơ, tài liệu theo quy định; lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

- Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đồng thời cả tài liệu số và tài liệu giấy, thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

Thu nộp hồ sơ, tài liệu trực tiếp

- Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu và thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu.

- Cơ quan, tổ chức nộp trực tiếp chuyển thiết bị lưu trữ gói tin và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp và phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói tin.

- Lưu trữ lịch sử tải (upload) gói tin và các tài liệu kèm theo vào Hệ thống.

- Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp phối hợp thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói tin; kiểm tra tổng thể các gói tin, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói tin với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất; cập nhật thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”.

- Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu, gồm các thông tin sau: mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, tổ chức nộp; tên cơ quan, tổ chức nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu giao nhận; tổng số dung lượng; tổng số thiết bị, tình trạng, mô tả chi tiết thiết bị; thời gian giao nhận; người giao, nhận; ghi chú khác (nếu có).

Thu nộp hồ sơ, tài liệu trực tuyến khác Hệ thống

- Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử cập nhật hồ sơ nộp vào Hệ thống;

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kết nối hệ thống.

- Thực hiện nộp gói SIP vào Hệ thống và nhập các thông tin mô tả từng gói SIP: mã đăng ký yêu cầu thu nộp; mã định danh gói SIP; mã phông (nếu có); tổng số hồ sơ, tài liệu trong gói SIP (theo thứ tự Mục lục hồ sơ, tài liệu); số thứ tự hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (từ số… đến số…); thời gian nộp (Hệ thống tự cập nhật thời gian thực và các lần upload gói SIP).

- Hệ thống tự động thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói SIP; kiểm tra tổng thể các gói SIP, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói SIP với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất, cập nhật cụ thể thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”; đưa toàn bộ gói SIP hợp lệ vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

Thu nộp hồ sơ, tài liệu trực tuyến cùng Hệ thống

- Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống; nhập mới hoặc cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phống và khối tài liệu thu nộp: lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện thao tác “Nộp vào lưu trữ lịch sử” trên Hệ thống.

- Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu với Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp và xác nhận: “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu” và đưa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

Xem chi tiết tại Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/7/2025.

Tố Uyên

7