Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ 01/07/2025

Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp từ 01/07/2025

Theo đó, các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp được quy định như sau:

(1) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

(2) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

(3) Hủy tài liệu;

(4) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

Ngoài ra, việc lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp cũng được hướng dẫn như sau:

- Việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm:

+ Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành);

+ Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành);

+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; các tài liệu có liên quan khác.

- Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu lưu trữ.

Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại khoản 1, điểm c, d khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Thông tư 06/2025/TT-BNV và Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Xem thêm chi tiết tại Thông tư 06/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/07/2025.

19