Hướng dẫn bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động từ ngày 01/7/2025

Hướng dẫn bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động từ ngày 01/7/2025 (Hình ảnh từ Internet)

Ngày 15/5/2025, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 05/2025/TT-BTP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2024.

Hướng dẫn bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động từ ngày 01/7/2025

Căn cứ Điều 18 Thông tư 05/2025/TT-BTP hướng dẫn bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động như sau:

- Việc bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động theo quy định tại khoản 4 Điều 32 Luật Công chứng 2024 được thực hiện theo quy định sau đây:

+ Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động chỉ định 01 tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng trên cơ sở thỏa thuận của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động với tổ chức hành nghề công chứng đó; trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp tự mình chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng và người có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng được ghi rõ trong quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng.

Thông tin về tên, địa chỉ của tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động được niêm yết tại trụ sở của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, đồng thời được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp trong thời gian ít nhất là 30 ngày kể từ ngày quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực thi hành;

+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên, cơ quan, tổ chức có liên quan, người có trách nhiệm bàn giao hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ để thống nhất về phương thức bàn giao hồ sơ công chứng và được lập thành biên bản có chữ ký của các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại điểm này;

+ Khi có yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng hoặc công chứng hợp đồng thế chấp theo quy định tại khoản 2 Điều 56 Luật Công chứng 2024, người có yêu cầu liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định và Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện việc bàn giao hồ sơ công chứng theo phương thức đã được thống nhất. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên tham gia bàn giao;

+ Tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến hồ sơ bàn giao vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương từ thời điểm nhận bàn giao;

+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được bàn giao theo quy định tại điểm b, c khoản 2 Điều 18 Thông tư 05/2025/TT-BTP được bàn giao lại cho Văn phòng công chúng đó. Việc bàn giao lại cũng được lập thành biên bản theo quy định của điểm b khoản này.

- Việc bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 5 Điều 68 Luật Công chứng 2024 được thực hiện theo quy định sau đây:

+ Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải có sự tham gia của Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của đại diện Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ công chứng không ký thì ghi rõ vào biên bản;

+ Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng được chi định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 18 Thông tư 05/2025/TT-BTP;

+ Tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến hồ sơ công chứng bàn giao vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương từ thời điểm nhận bàn giao.

Xem thêm Thông tư 05/2025/TT-BTP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025.

11