Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số từ 21/7/2025

Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số từ 21/7/2025 (Hình từ internet)

Ngày 03/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 2024.

Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số từ 21/7/2025

Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số được quy định như sau: 

(1) Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện việc phân loại tài liệu lưu trữ số sau đây:

- Phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ số theo phương án phân loại.

- Xác định và phân loại hồ sơ, tài liệu theo mức độ sử dụng.

- Cung cấp khả năng quản lý dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ, khối phông, sưu tập lưu trữ.

- Nhận biết, xác định và cung cấp định danh cho hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ, khối phông, sưu tập lưu trữ, dữ liệu trong Kho lưu trữ số.

- Cho phép di chuyển hồ sơ, tài liệu giữa các danh mục trong quá trình phân loại.

(2) Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện việc xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số sau đây:

- Xác định và xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ số.

- Đánh giá tuổi thọ của các tệp tin trên cơ sở tuổi thọ của thiết bị lưu trữ.

- Đánh giá tuổi thọ của thiết bị lưu trữ đang sử dụng trong Kho lưu trữ số theo hao phí thời gian sử dụng.

- Di chuyển dữ liệu giữa các thiết bị trong Kho lưu trữ số bảo đảm không xâm phạm tính toàn vẹn của dữ liệu.

- Bảo đảm tính xác thực của tài liệu lưu trữ số, dữ liệu số trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

- Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số, hồ sơ số, dữ liệu số trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

- Bảo đảm khả năng truy cập, xem, đọc, tải, in ấn tài liệu lưu trữ số, dữ liệu số theo thời hạn lưu trữ.

- Tự động nhận biết và thông báo hồ sơ, tài liệu đến hạn thu nộp hoặc hết thời hạn lưu trữ.

- Đánh giá lại hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

- Hỗ trợ thực hiện lệnh vô hiệu hóa, sửa, xóa, cập nhật dữ liệu, tài liệu trong quá trình bảo quản.

(Điều 18 Nghị định 113/2025/NĐ-CP)

Yêu cầu đối với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số từ 21/7/2025

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 13 và Điều 14 Nghị định 113/2025/NĐ-CP và các yêu cầu sau đây:

- Bảo đảm thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ và kỹ thuật về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số.

- Bảo đảm an ninh, an toàn thông tin mạng phù hợp với quy mô của Kho lưu trữ số và tuân thủ quy định pháp luật liên quan khác.

- Hệ thống hóa tài liệu, hồ sơ; thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.

- Cho phép tiếp cận, sử dụng và cấp quyền sử dụng hồ sơ, tài liệu, dữ liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều nền tảng khác nhau.

- Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số, kiểm tra xác thực chữ ký số theo quy định.

- Có giải pháp hoặc tích hợp với giải pháp xác thực, bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ số.

- Có đầy đủ chức năng hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Nghị định này và đáp ứng thực tiễn hoạt động nghiệp vụ của từng cơ quan, tổ chức.

(Điều 16 Nghị định 113/2025/NĐ-CP)

29