Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương

Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương

Căn cứ Điều 5 Nghị định 113/2025/NĐ-CP, quy định xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương như sau:

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương được thiết kế kiến trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ kiến trúc dữ liệu trong Khung kiến trúc số cấp bộ, Khung kiến trúc số cấp tỉnh.

- Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương

+ Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của bộ, ngành, địa phương.

+ Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử.

- Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc bộ, ngành, địa phương

+ Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

+ Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống xử lý chuyên môn, nghiệp vụ.

+ Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ hiện hành.

+ Chủ quản cơ sở dữ liệu bộ, ngành, địa phương thiết lập công cụ, biện pháp để cập nhật, đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bộ, ngành, địa phương bảo đảm an toàn, bảo mật.

- Cập nhật dữ liệu tài liệu lưu trữ vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương

+ Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ thuộc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương thông qua Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương.

+ Định kỳ 06 tháng các cơ quan, tổ chức phải thực hiện việc cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương.

- Chủ quản cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương xây dựng, bổ sung, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của bộ, ngành, địa phương, chuẩn bị các điều kiện bảo đảm sẵn sàng kết nối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Trách nhiệm xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Căn cứ Điều 7 Nghị định 113/2025/NĐ-CP, quy định trách nhiệm xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:

- Chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

+ Bộ Nội vụ là chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

+ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, cơ quan khác ở trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý.

- Đơn vị quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số

+ Thực hiện nhiệm vụ quản lý, quản trị dữ liệu và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số.

+ Tham mưu, tổ chức thực thi, giám sát các chính sách, quy định, kiểm tra, giám sát dữ liệu.

+ Thực hiện quản trị dữ liệu, quản lý thiết kế và mô hình hóa dữ liệu; quản lý việc tích hợp và tương tác dữ liệu, quản lý chất lượng dữ liệu; an toàn dữ liệu; quản lý dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu.

+ Vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số để bảo đảm phục vụ thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Trường hợp đơn vị vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số là tổ chức, doanh nghiệp được đơn vị chủ quản thuê thì không được quản lý tài khoản quản trị Hệ thống và tài khoản quản trị cơ sở dữ liệu.

+ Kiểm tra thường xuyên để bảo đảm an toàn, khả năng truy cập, tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, thực hiện các biện pháp sao lưu thường xuyên, sao lưu định kỳ và sao lưu dự phòng.

- Chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đơn vị quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và các cơ quan, tổ chức liên quan có trách nhiệm bảo đảm sự liên kết giữa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với địa chỉ lưu trữ tài liệu lưu trữ gốc để tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khai thác toàn văn tài liệu lưu trữ gốc.

- Chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có trách nhiệm đăng ký, cập nhật và báo cáo tình hình cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam về Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm.

Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 21/7/2025.

Thùy Dương

52