Quy định thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

Bài viết dưới đây sẽ cung chấp chi tiết thông tin về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao từ 01/7/2025.

Ngày 15/05/2025, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư 01/2025/TT-BNG hướng dẫn Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, trong đó quy định cụ thể về thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số.

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

Theo Điều 14 Thông tư 01/2025/TT-BNG quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao như sau:

- Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Thu nộp trực tuyến: Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

- Thu nộp trực tiếp: Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

- Các đơn vị được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu đến hạn nộp.

- Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

- Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên quan.

Bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

Theo Điều 15 Thông tư 01/2025/TT-BNG quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ số như sau:

- Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn, bảo đảm tính xác thực lâu dài, toàn vẹn về nội dung, khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng.

- Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số; phân loại, lưu trữ thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

- Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ số.

Sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

Theo Điều 16 Thông tư 01/2025/TT-BNG quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ số như sau:

- Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số Bộ Ngoại giao.

- Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao để cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

- Người dùng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống. Thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, mã công chức/viên chức/người lao động hoặc mã định danh công dân, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

Hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

Theo Điều 17 Thông tư 01/2025/TT-BNG quy định về hủy tài liệu lưu trữ số như sau:

- Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện khi tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp.

- Các đơn vị rà soát hồ sơ, tài liệu để đề xuất tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy trên Hệ thống và lập danh mục tài liệu lưu trữ số cần tiêu hủy.

- Lưu trữ Bộ xem xét, thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy và trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt.

- Căn cứ quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, Lưu trữ Bộ thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống.

- Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ, bảo đảm tài liệu lưu trữ số đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng Hệ thống.

Xem chi tiết tại Thông tư 01/2025/TT-BNG có hiệu lực từ 01/7/2025.

Nguyn Ngc T Uyên

40



tin noi bat
Bình luận
*
*
*
Vui lòng sử dụng tiếng Việt có dấu khi bình luận

 

Tin mới
Các tin khác